Prestatorul serviciului
- Denumire
- FARAJ IT SRL
- Cod fiscal
- 32687701
- Registrul Comerțului
- J12/161/2014
- Sediu
- Aleea Padin nr. 32, bl. B2, ap. 43, jud. Cluj, 400557, Cluj-Napoca, RO
- contact@myfactura.ro
- Telefon
- +40748547796
Sursa datelor de identificare: ONRC · 2026-10-19. Verificare ANAF: 2026-11-05.
1. Părți și aplicabilitate
Acest acord privește datele personale prelucrate prin MyFactura în numele Clientului. Clientul este operator, iar prestatorul identificat în informațiile legale este persoană împuternicită. Dacă Clientul acționează el însuși ca împuternicit pentru o altă organizație, prestatorul acționează ca subîmputernicit, pe baza autorizării necesare în acel lanț.
Acordul se aplică împreună cu contractul de servicii și anexele completate privind părțile, operațiunile, măsurile de securitate, furnizorii și retenția. Aceste informații și modalitatea de acceptare trebuie stabilite înainte de începerea prelucrării în numele Clientului. Prelucrările pentru care prestatorul este operator propriu sunt descrise separat în politica de confidențialitate.
2. Obiect, natură, scop și durată
Obiectul este furnizarea funcțiilor de facturare și administrare a documentelor solicitate de Client. Operațiunile pot include colectare prin introducere sau import, organizare, stocare, consultare, modificare, calcul, generare de documente, transmitere la instrucțiune, export și ștergere.
Prelucrarea durează cât este necesar furnizării serviciilor convenite și îndeplinirii instrucțiunilor legale de returnare ori ștergere la încetare, sub rezerva unei obligații legale aplicabile prestatorului. Termenele concrete și eliminarea din copiile de siguranță se stabilesc în anexa de retenție; nu rezultă o durată nelimitată din simpla existență a acestui acord.
- Persoane vizate: reprezentanți și utilizatori ai Clientului, clienți persoane fizice, persoane de contact ale partenerilor și alte persoane ale căror date apar legal în documente.
- Date: nume, date profesionale de contact, adrese, identificatori fiscali când sunt necesari, detalii ale documentelor și tranzacțiilor, informații bancare și metadate asociate.
- Datele sensibile și datele despre condamnări sau infracțiuni nu fac parte din scopul obișnuit al serviciului; includerea lor necesită evaluare și condiții convenite separat.
3. Instrucțiuni și responsabilitățile Clientului
Prestatorul prelucrează datele numai pe baza instrucțiunilor documentate ale Clientului, inclusiv în privința transferurilor internaționale, cu excepția cazului în care dreptul Uniunii sau al unui stat membru impune altfel. În acest caz, îl informează în prealabil pe Client despre cerință, dacă legea permite.
Instrucțiunile pot rezulta din contract, din operațiunile inițiate de utilizatorii autorizați și din solicitări documentate. Prestatorul informează imediat Clientul dacă, în opinia sa, o instrucțiune încalcă normele de protecție a datelor. Clientul asigură temeiul legal, informarea persoanelor și dreptul de a transmite datele și instrucțiunile respective.
4. Confidențialitate și securitate
Accesul se limitează la persoanele care au nevoie de date pentru serviciile convenite și care sunt supuse unor obligații de confidențialitate sau unei obligații legale corespunzătoare. Prestatorul aplică măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscului, potrivit articolului 32 GDPR.
Anexa de securitate trebuie să precizeze măsurile efective pentru controlul accesului, separarea datelor clienților, protejarea autentificării și a secretelor, protecția comunicațiilor, înregistrarea operațiunilor relevante, copiile de siguranță, restaurare și verificarea eficacității măsurilor. Enumerarea acestor domenii nu constituie o certificare și nu înlocuiește descrierea măsurilor convenite.
5. Subîmputerniciți și transferuri
Prestatorul utilizează subîmputerniciți numai cu autorizarea scrisă specifică sau generală a Clientului, conform articolului 28 GDPR. Registrul completat și acceptat identifică furnizorii, funcțiile, datele, localizările și garanțiile relevante. Simpla menționare a unui serviciu posibil într-o listă informativă nu reprezintă autorizarea lui.
În cazul autorizării generale, prestatorul informează Clientul înaintea adăugării sau înlocuirii unui subîmputernicit și îi oferă posibilitatea efectivă de a formula obiecții înaintea schimbării. Modalitatea de notificare și gestionarea obiecțiilor se stabilesc în contract, fără a presupune acceptarea printr-o modificare neanunțată a listei.
Subîmputernicitul primește prin contract obligații de protecție cel puțin echivalente pentru operațiunile sale. Prestatorul rămâne răspunzător față de Client pentru îndeplinirea acestora. Un transfer în afara SEE necesită instrucțiuni și un mecanism valabil conform capitolului V GDPR, precum și evaluarea și măsurile suplimentare necesare.
6. Asistență și incidente
Ținând cont de natura prelucrării, prestatorul asistă Clientul, prin măsuri adecvate, în soluționarea cererilor persoanelor vizate. Nu răspunde în numele Clientului fără instrucțiuni, cu excepția unei obligații legale, și îl informează despre cererile primite care privesc datele sale.
Prestatorul asistă Clientul în îndeplinirea obligațiilor prevăzute de articolele 32–36 GDPR, ținând cont de natura prelucrării și informațiile disponibile: securitate, evaluarea incidentelor, evaluarea impactului și consultarea prealabilă, când sunt necesare.
Prestatorul anunță Clientul fără întârzieri nejustificate după ce ia cunoștință de o încălcare a securității datelor și comunică informațiile disponibile despre situație, datele afectate, consecințe și măsuri, completându-le pe măsură ce devin disponibile. Termenul de 72 de ore pentru eventuala notificare a autorității de către operator nu reprezintă o perioadă de așteptare acordată împuternicitului.
7. Returnare și ștergere
La încetarea serviciilor care implică prelucrarea, Clientul alege returnarea sau ștergerea datelor, iar prestatorul șterge copiile existente, cu excepția datelor a căror păstrare este cerută de dreptul Uniunii sau al unui stat membru. Datele reținute legal sunt limitate la acest scop și protejate corespunzător.
Forma returnării, pașii de verificare, calendarul și eliminarea din copiile de siguranță se documentează în anexele aplicabile. Returnarea trebuie să țină cont de documentele originale și metadatele relevante, inclusiv XML și dovezile fiscale disponibile. Clientul rămâne responsabil de propriile obligații contabile; acordul nu promite un serviciu de arhivare legală pe o perioadă neconvenită.
8. Informații și verificare
Prestatorul pune la dispoziția Clientului informațiile necesare demonstrării respectării obligațiilor din articolul 28 GDPR și permite și sprijină auditurile, inclusiv inspecțiile, realizate de Client sau de un auditor mandatat de acesta.
Părțile stabilesc condiții rezonabile de organizare, confidențialitate și protejare a celorlalți clienți, fără a goli de conținut dreptul de verificare sau competențele autorităților. O politică publică sau o declarație generală de conformitate nu înlocuiește dovezile relevante.
9. Anexe și prioritate
Anexele trebuie să identifice părțile și contactele, serviciile și categoriile de date, măsurile efective de securitate, subîmputerniciții autorizați și transferurile, instrucțiunile de retenție și procedura de încetare. Lipsurile se clarifică înainte de folosirea serviciului pentru date reale în numele Clientului.
În caz de neconcordanță privind protecția datelor, acest acord prevalează asupra condițiilor generale, iar clauzele contractuale standard aplicabile transferurilor prevalează potrivit propriilor reguli. Nicio clauză nu limitează drepturile persoanelor vizate sau competențele autorităților de supraveghere.